Будимо конкретни: Менаџмент развојних програма на нивоу локалне самоуправе - Описи послова ‎општинског менаџера, програм и пројект менаџера

Наше локалне самоуправе су у транзицији и значајан број њих је успоставио нове менаџерске структуре да би биле успешније у реализацији програма развоја (свеједно да ли су ти програми са префиксом економски, социјални, одрживи, еколошки, итд.). Да би Србија била компететивна наше општине морају да имају развијене иновативне вештине и способности, функционално пословно окружење, развијене индустрије и пословне кластере, функционалне социјалне сервисе, удобну животну средину и виталну културу са снажним осећајем идентитета и позитивним имиџем. Да би се то остварило реализују се локални/регионални/национални планови развоја као средстава за достизање ових стратешких циљева визије компететивна Србија. Један користан визуелни модел овог процеса дат је на следећој слици.

Да би тај процес био могућ потребно је успоставити одговарајуће менаџерске структуре које ће на адекватан начин управљати развојем заједнице односно развојним фондовима који могу да буду веома разнолики: општински и национални буџет (уколико подршку из буџета пројектима од јавног интереса схватимо као развојну активност), а такође приватни и јавни развојни фондови (приватни и јавни инвеститори) како из Србије тако и из иностранства.

Илустрација реченог је дата у виду матрице управљања развојним фондовима која служи за оцену административних капацитета и коју прилажем.

Закон о локалној самоуправи дефинише један део надлежности а посебно наглашава неке од улога које има општински менаџер у развоју. Пошто постоји много недоумица око описа послова одговорних лица за техничку координацију развоја у овом и неколико следећих прилога дајем могућ опис послова општинског менаџера као стручног лица које је најодговорније за техничку (стручну, експертску) координацију свеукупног развоја општине и опис послова за позиције програм и пројект менаџера развојног програма.

Овде се не обрађују специфична организациона питања везана за техничку координацију спровођења стратегије развоја јер она може да буде веома разнолика али је важно уочити да такве структуре постоје или ће се тек формирати (било у форми одељења општинске управе за техничку координацију развоја, било у форми преноса надлежности на предузеће које ће се координацијом развоја бавити (јавно предузеће, јавна агенција, привредно друштво, удружење грађана), или у форми тима за техничку координацију развоја где ће чланови тима бити формално запошљени у разним јавним и приватним предузећима или удружењима а радиће у оквиру пројектних и програмских тимова на разним развојним пројектима).

Овај прилог има за циљ да отклони неке недоумице везане за обавезе и одговорности, стручне квалификације и персоналне карактеристике кључних лица која су на овим позицијама и да буде путоказ за њихову правилну селекцију.

Описи послова наведених позиција су уопштени тако да су применљиви скоро у свакој конкретној ситуацији у локалним самоуправама у Србији и у скоро свим развојним програмима и пројектима.

Опис послова

Назив посла/позиције: Општински менаџер
Шифра позције:
Извештава: Председника Општине, Скупштину Општине, Савет за мониторинг и евалуацију развоја Општине
Сврха посла

Општински менаџер надгледа и врши координацију и администрацију свих аспеката програма и пројеката друштвено-економског развоја Општине укључујући планирање, организовање, ангажовање персонала, вођење и контролу активности на спровођењу стратегије друштвено-економског развоја Општине.

Обавезе и одговорности

Општински менаџер има све или неке обавезе и одговорности као што следи:

Планирање програма развоја Општине

• Координира израду и ревизију стратешког плана развоја Општине
• Координира израду и ревизију акционог плана развоја Општине
• Координира имплементацију стратешког и акционог плана развоја Општине
• Врши мониторинг и евалуацију стратешког и акционог плана развоја Општине
• Координира мобилизацију и укључење (партиципацију) заинтересованих страна у Општини за реализацију стратешког и акционог плана друштвено-економског развоја Општине
• Планира и/или пружа подршку програм и пројект менаџерима у испоруци програма и пројеката развоја и њихових активности у складу са визијом, стратешким и приоритетним циљевима развоја Општине
• Развија нове иницијативе које подржавају стратешка усмерења Општине да би се обезбедили успешни исходи Стратегије развоја
• Развија и/или пружа подршку програм менаџерима у изради годишњег буџета и оперативног (акционог) плана програма развоја
• Врши мониторинг и/или пружа подршку програм менаџерима развојних програма и предузима неопходне мере за њихову успешну реализацију
• Развија и/или пружа подршку програм менаџерима у изради оквира за евалуацију развојних програма да би се оцениле снаге програма и да би се идентификовале области за унапређење
• Развија и/или пружа подршку програм менаџерима у изради захтеве за средствима да би се обезбедио континуитет у испоруци услуга и производа програма
• Извештава председника Општине, Скупштину Општине, Савет за мониторинг и евалуацију плана развоја и друге заинтересоване стране о току реализације плана развоја Општине

Организација програма развоја Општине

• Осигурава и/или пружа подршку програм менаџерима да се програмске активности реализују у складу са политикама и процедурама Општине и Републике Србије
• Осигурава и/или пружа подршку програм менаџерима да су активности у оквиру програма развоја у складу са свим законима и професионалним стандардима
• Развија и/или пружа подршку програм менаџерима у развоју организационих средства и записа да би се активности у оквиру програма развоја докуменовале
• Надгледа и/или пружа подршку програм менаџерима у прикупљању и одржавању записа о корисницима и резултатима програма развоја за статистичке сврхе у складу са политиком поверљивости/заштите приватности Општине и Републике Србије

Персонал програма развоја

• Уз консултацију са председником Општине и Скупштином Општине регрутује, интервјуише и селектује програм и пројект менаџере са одговарајућим вештинама за активности на програмима развоја Општине
• Учествује у сарадњи са програм и пројект менаџерима у регрутовању, интервјуисању и селектовању персонала и/или волонтера са одговарајућим вештинама за програме и пројекте
• У сарадњи са програм менаџерима и менаџерима пројекатаучествује у управљању персоналом програма и/или волонтерима у складу са утврђеним политикама и праксом Општине
• Обезбеђује да су досијеа програма развоја адекватно одржавани и да је очувана поверљивост
• Успоставља и/или пружа подршку програм менаџерима у имплементирању процеса управљања перфомансама за персонал на програмима развоја
• Укључује и/или пружа подршку програм менаџерима у укључењу волонтера за одговарајуће програмске активности користећи успостављену менаџерску праксу за рад са волонтерима
• Уговара квалификоване консултанте да раде на програмима када је то неопходно

Имплементација програма развоја

• Води рачуна да се програми и пројекти развоја извршавају у складу са планом
• Развија и/или пружа подршку програм менаџерима у развоју формулара и записа за документовање програмских и пројектних активности
• Успоставља и/или пружа подршку програм менаџерима у успостављању досије програма и пројеката да би обезбедио да су све информације на одговарајући начин докуменоване и обезбеђене
• Врши мониторинг напредовања на програмима и пројектима и у сарадњи са програм менаџерима врши прилагођења која су неопходна да би се обезбедио њихов успешан завршетак
• Успоставља распоред комуникације о напредовању на програмима и пројектима да би се информисале заинтересоване стране укључујући Скупштину Општине, председника Општине и одговарајући персонал Општинске управе, јавних и приватних предузећа и других организација које су укључене у реализацију програма/пројеката
• Ревидира квалитет комплетираног рада са пројектним тимом на регуларној основи да би се обезбедило да су стандарди пројекта достигнути.

Вођство програма развоја

• Осигурава и/или пружа подршку програм менаџерима да сви запошљени на програмима добију адекватн у оријентацију о организацији програма и пројеката и организацији Општине и одговарајућу обуку у складу са успостављеним стандардима у реализацији развојних програма
• Врши супервизију ангажованог персонала на развојним програмима обезбеђујући управљање, улазе и повратну везу
• Делује као професионални саветник председнику Општине, Скупштини Општине и Савету за мониторинг и евалуацију стратегије развоја у свим аспектима развоја Општине
• Комуницира са клијентима и другим заинтересованим странама да би добио подршку и да би тражио улазе за унапређење развојних програма
• Повезује се са другим менаџерима програма/пројеката/организација/институција да би обезбедио ефективну и ефикасну испоруку програма
• Координира испоруку услуга између различитих програма и различитих програмских активности да би повећао ефективност и ефикасност
• Представља Општину у друштвеним активностима да би се унапредио друштвени профил Општине и афирмисао њене развојне напоре
• Задужен је за давање изјава о развојним напорима Општине

Мониторинг и евалуација развојних програма

• Пише извештаје о развојним програмима и пројектима (и/или помаже именованим програмским и пројектним менаџерима) за председника Општине, Скупштину Општине и Савет за мониторинг и евалуацију стратегије развоја и финансијере
• Комуницира са финансијерима развојних програма и пројеката у форми која је наведена у споразуму (уговору) о подршци
• Осигурава да се развојни програми или пројекти реализују у оквиру одобреног буџетаВрши мониторинг развојних програма и пројеката и одобрава програмске трошкове у оквиру својих надлежности
• Прави пројекције токова готовине (и/или координира ове активности) и извештава о стварним токовима готовине и о одступањима надлежне службе за финансије у Општини и код развојних партнера на регуларној основи (месечно/двомесечно/квартално)
• Управља развојним фондовима у складу са успостављеним рачуноводственим политикама и процедурама/стандардима и у складу са одлукама надлежних органа Општине и уговорима са надлежним развојним партнерима
• Обезбеђује да су сви финансијски записи развојних програма ажурни
• Припрема финансијске извештаје и пратећу документацију за финансијере (развојне партнере) као што је наведено у споразуму о финансирању
• Обезбеђује да захтеване информације и рачуни буду припремљени и достављени финансијерима у складу са планираним роковима
• Идентификује и процењује ризике који су повезани са програмским активностима и предузима одговарајуће активности да би управљао њима
• Врши мониторинг програмских активности на регуларној основи и врши годишњу евалуацију програма у складу са оквиром за евалуацију програма
• Извештава о налазима евалуације програма председника Општине, Скупштину Општине и Савет за мониторинг и евалуацију стратегије развоја и препоручује измене да би се програм унапредио, уколико је то нужно

Односи са заједницом/јавно заступање

• Комуницира са заинтересованим странама у Општини да би обезбедио да буду информисане о развоју Општине и да би идентификовао промене у заједници у којима су нужне развојне интервенције
• Успоставља добре радне релације и сарадничке односе са групама у заједници, финансијерима, политичарима, и другим организацијама да би се достигли развојни циљеви.

Односи са јавностима

• Планира и/или пружа подршку потпаролима за односе са јавношћу Општине и укључених организација/институција и развојних програма и пројеката у изради комуникационе стратегије програма и пројеката и њиховој реализацији
• Развија и имплементира дугорочне и краткорочне комуникационе циљеве стратегије развоја Општине у циљу максимизације мобилизације грађана и да би се на позитиван начин презентирао развој Општине најширој јавности
• Развија нове иницијативе које подржавају комуникациону стратегију Општине и обезбеђују видљивост развојних напора Општине и укључених заинтересованих страна
• Развија и/или пружа подршку потпаролима за односе са јавношћу укључених организација/институција и програма и пројеката у изради годишњег буџета и оперативног (акционог) плана реализације комуникационих стратегија
• Имплементира и/или пружа подршку у имплементацији комуникационе стратегије потпаролима за односе са јавношћу Општине и организација/институцијам укљученим у реализацију стратегије развоја

Управљање ризицима

• Идентификује и евалуира ризике за људе укључене на реализацији развојних програма и пројеката (клијенти, персонал, менаџмент, волонтери), имовину, финансије, goodwill Општине и организација укључених на реализацију програма и пројеката, и имиџ и имплементира мере за контролу ризика
• Обезбеђује да председник Општине, Скупштина Општине и персонал на развојним пројектима и програмима разумеју термине, услове и ограничења покривености осигурањем

Стручне квалификaције

Образовање

• Факултетско образовање. Магистратура или докторат су предност.

Професионална именовања/позиције

• Пројект/програм менаџер и/или координатор барем једног развојног пројекта у профитном и/или непрофитном сектору по стандардима развојних партнера из света

Знања, вештине и способности

• Познавање програм менаџмента
• Познавање метода стратешког и акционог планирања
• Познавање рада општинске управе, јавних и приватних предузећа
• Познавање метода и техника имплементације локалног социо-економског развоја
• Познавање метода и техника за рад са јавностима
• Знање енглеског језика

Вештине у коришћењу рачунара за:

• обраду текста
• финансијски менаџмент (рад са табелама за унакрсно израчунавање)
• рад са базама података
• e-пошту
• употребу софтвера за пројект менаџмент
• употребу напредних сервиса интернета

Персоналне карактеристике

Општински менаџер треба да поседује персоналне карактеристике у неким или свим областима како следи:

Адаптабилност:

• Демонстрирана спремност за флексибилношћу, прилагодљивошћу и/или толерантношћу у радном окружењу уз очување ефективности и ефикасности.

Етично понашање:

• Разумевање етичког понашања и пословне праксе, и обезбеђење да је сопствено понашање и понашање других конзистентно са овим стандардима и усклађено са вредностима Општине.

Изградња релација:

• Успостављање и одржавање позитивних радних релација са другима, како интерно тако и екстерно, да би се обезбедило постизање циљева развоја Општине.

Ефикасна комуникација:

• Говор, слушање и писање је јасно уз благовремено коришћење одговарајућих комуникационих алата и техника.

Креативност/иновативност:

• Развој нових и иновативних начина за унапређење активности организације да би се креирале нове могућности.

Фокус на потребе грађана/клијената:

• Антиципирање, разумевање и одговор на потребе интерних и екстерних клијената и потребе грађана да би се задовољила њихова очекивања унутар параметара организације Општине.

Неговање тимског рада:

• Ефикасан сараднички рад са другима да би се достигли циљеви, решили проблеми и донеле одлуке које унапређују ефективност организације.

Вођство:

• Позитиван утицај на друге да постигну резултате који су у најбољем интересу Општине.

Доношење одлука:

• Оцењивање ситуације да би се одредио значај, ургентност и ризик, и да би се донеле јасне одлуке које су благовремене и у најбољем интересу Општине.

Организовање:

• Избор приоритета, развој радног плана, мониторинг напредовања у правцу циљева, уз евидентирање детаља, података, информација и активности.

Планирање:

• Одређује стратегије које покрећу Општину напред, врши избор циљева, креира и имплементира акционе планове, и врши евалуацију процеса и резултата.

Решавање проблема:

• Оцењивање проблемске ситуације да би се идентификовали узроци, прикупиле и обрадиле релевантне информације, генерисала могућа решења, и направиле препоруке и/или решио проблем.

Стратешко мишљење:

• Процењивање опција и акција базираних на трендовима и условима у окружењу и визији и вредностима Општине.

Радно искуство

• 5 и више година рада у јавном и/или приватном (профитном и/или непрофитном) сектору на пословима пројект или програм менаџера

Радни услови

• Општински менаџер обично ради у канцеларији али програмске активности понекад захтевају рад у нестандардним окружењима
  
• Општински менаџер ради стандардну радну недељу али додатно може да ради у вечерњим сатима, преко викенда и прековремено у случају да је нужно испоштовати рокове које постављају програми и пројекти у току.

Физички захтеви

• Добро опште физичко здравље

Директно извештавање

• Општинског менаџера извештавају сва лица ангажована на развојним програмима и пројектима у Општини.

Одобрено од:
Датум одобрења:
Ревизија:

Следећи прилог на ову тему: Опис послова програм менаџера

мр Милан Милошевић

Овде наведени прилози не могу да се копирају или користе без писмене сагласности аутора.