Будумо конкретни: Опис послова менаџера развојних програма у локалној самоуправи

Као наставак прилога на тему Менаџмент развојних програма на нивоу локалне самоуправе - Описи послова ‎општинског менаџера, програм и пројект менаџера достављам могућ опис послова програм менаџера развојних пројеката у локалној самоуправи. И овај опис послова је генерички и може да се користи у најразличитијим програмима.

Опис послова

Назив посла/позиције:	Менаџер програма
Шифра позиције:
Извештава:	Општинског менаџера

Сврха посла

Менаџер програма надгледа координацију и администрацију свих аспеката програма у току укључујући планирање, организовање, ангажовање персонала, вођење и контролу активности на програму.

Обавезе и одговорности

Менаџер програма има све или неке обавезе и одговорности као што следи:

Планирање програма

• Планира испоруку целог програма и његових активности у складу са мисијом и циљевима програма и организација укључених у његову реализацију
• Развија нове иницијативе које подржавају стратешко усмерење програма, Општине и организације
• Развија и имплементира дугорочне и краткорочне циљеве да би се достигли успешни исходи програма
• Развија годишњи буџет програма и оперативни план који подржава програм
• Развија оквир за евалуацију програма да би се оцениле снаге програма и да би се идентификовале области за унапређење
• Развија захтеве за средствима да би обезбедио континуитет у испоруци услуга и производа програма

Организација програма

• Осигурава да се програмске активности реализују у складу са политикама и процедурама Општине и организација укључених у његову имплементацију
• Осигурава да су активности у оквиру програма у складу са свим законима и професионалним стандардима
• Развија организациона средства и записе да би се активности у оквиру програма докуменовале
• Надгледа прикупљање и одржавање записа о клијентима програма за статистичке сврхе у складу са организационом политиком поверљивости/заштите приватности

Персонал програма

• Уз консултацију са општинским менаџером регрутује, интервјуише и селектује персонал и/или волонтере са одговарајућим вештинама за активности на програму
• Управља персоналом програма и/или волонтерима у складу са утврђеним политикама и праксом организације
• Обезбеђује да је досије програма адекватно одржаван и да му је очувана поверљивост
• Успоставља и имплементира процес управљања перфомансама за сав персонал на програму
• Укључује волонтере за одговарајуће програмске активности користећи успостављену менаџерску праксу за рад са волонтерима
• Уговара квалификоване консултанте да раде на програму када је то неопходно

Имплементација програма

• Извршава програм у складу са планом програма
• Развија формуларе и записе за документовање програмских активности
• Успоставља досије програма да би обезбедио да су све информације на одговарајући начин документоване и обезбеђене
• Врши мониторинг напредовања на програму и врши прилагођења која су неопходна да би се обезбедило успешно окончање програма
• Успоставља распоред комуникације о напредовању на програму да би се информисале заинтересоване стране укључујући одговарајући персонал пројекта/организације
• Ревидира квалитет комплетираног рада са пројектним тимовима на регуларној основи да би се обезбедило да су стандарди програма достигнути.

Вођство програма

• Осигурава да су сви запошљени на програму добили адекватну орјентацију о програму и организацији и одговарајућу обуку у складу са успостављеним стандардима програма/организације
• Врши супервизију ангажованог персонала на програму обезбеђујући управљање, улазе и повратну везу
• Комуницира са клијентима и другим заинтересованим странама да би добио подршку и да би тражио улазе за унапређење програма
• Повезује се са другим менаџерима да би обезбедио ефективну и ефикасну испоруку програма
• Координира испоруку услуга између различитих програмских активности да би повећао ефективност и ефикасност

Мониторинг и евалуација програма

• Пише извештаје о пројекту за општинског менаџера и финансијере
• Комуницира са финансијерима у форми која је наведена у споразуму (уговору) о подршци
• Осигурава да се програм реализује у оквиру одобреног буџета
• Врши мониторинг програма и одобрава све програмске трошкове
• Прави пројекције токова готовине и извештава о стварним токовима готовине и о одступањима општинског менаџера на регуларној основи (месечно/двомесечно/квартално)
• Управља свим програмским фондовима у складу са успостављеним рачуноводственим политикама и процедурама/стандардима
• Обезбеђује да су сви финансијски записи програма ажурни
• Припрема финансијске извештаје и пратећу документацију за финансијере као што је наведено у споразуму о финансирању
• Обезбеђује да захтеване информације и рачуни буду припремљени и достављени финансијерима у складу са планираним роковима
• Идентификује и процењује ризике који су повезани са програмским активностима и предузима одговарајуће активности да би управљао њима
• Врши мониторинг програмских активности на регуларној основи и врши годишњу евалуацију програма у складу са оквиром за евалуацију програма
• Извештава о налазима евалуације програма општинског менаџера и препоручује измене да би се програм унапредио, уколико је то нужно

Односи са заједницом/јавно заступање

• Комуницира са заинтересованим странама у Општини да би обезбедио да буду информисане о програму
• Успоставља добре радне релације и сарадничке односе са групама у заједници, финансијерима, политичарима, и другим организацијама да би се достигли циљеви програма.

Односи са јавностима

• Планира и/или пружа подршку потпаролима за односе са јавношћу Општине и укључених организација/институција и развојних програма и пројеката у изради комуникационе стратегије програма и пројеката и њиховој реализацији
• Развија и имплементира дугорочне и краткорочне комуникационе циљеве стратегије програма у циљу максимизације мобилизације грађана да би се на позитиван начин презентирао програм развоја најширој јавности
• Развија нове иницијативе које подржавају комуникациону стратегију програма
• Развија и/или пружа подршку потпаролима за односе са јавношћу укључених организација/институција и програма и пројеката у изради годишњег буџета и оперативног (акционог) плана реализације комуникационих стратегија
• Имплементира и/или пружа подршку у имплементацији комуникационе стратегије програма потпаролима за односе са јавношћу и организација/институцијам укљученим у реализацију стратегије развоја

Стручне квалификације

Образовање

• Факултетско образовање у области ангажовања. Магистратура или докторат су предност.

Професионална именовања/позиције

• Пројект/програм менаџер и/или координатор барем једног развојног пројекта

Знања, вештине и способности

• Познавање програм менаџмента
• Познавање група клијената и/или питања везаних за програмску област
• Знање енглеског језика

Вичност коришћења рачунара за:

• обраду текста
• финансијски менаџмент
• рад са базама података
• e-пошту
• употребу софтвера за пројект менаџмент
• употребу напредних сервиса интернета

Персоналне карактеристике

Менаџер програма треба да поседује персоналне карактеристике у неким или свим областима како следи:

Етично понашање:

• Разумевање етичког понашања и пословне праксе, и обезбеђење да је сопствено понашање и понашање других конзистентно са овим стандардима и усклађено са вредностима програма/организације.

Изградња релација:

• Успостављање и одржавање позитивних радних релација са другима, како интерно тако и екстерно, да би се обезбедило постизање циљева програма/организације.

Ефикасна комуникација:

• Говор, слушање и писање је јасно уз благовремено коришћење одговарајућих комуникационих алата и техника.

Креативност/иновативност:

• Развој нових и иновативних начина за унапређење активности организације да би се креирале нове могућности.

Фокус на потребе клијента:

• Антиципирање, разумевање и одговор на потребе интерних и екстерних клијената да би се задовољила њихова очекивања унутар параметара организације.

Неговање тимског рада:

• Ефикасан сараднички рад са другима да би се достигли циљеви, решили проблеми и донеле одлуке које унапређују ефективност организације.

Вођство:

• Позитиван утицај на друге да постигну резултате који су у њеном најбољем интересу.

Доношење одлука:

• Оцењивање ситуације да би се одредио значај, ургентност и ризик, и да би се донеле јасне одлуке које су благовремене и у најбољем интересу програма/организације.

Организације:

• Избор приоритета, развој радног плана, мониторинг напредовања у правцу циљева, уз евидентирање детаља, података, информација и активности.

Планирање:

• Одређује стратегије које покрећу програм/организацију напред, врши избор циљева, креира и имплементира акционе планове, и врши евалуацију процеса и резултата.

Решавање проблема:

• Оцењивање проблемске ситуације да би се идентификовали узроци, прикупиле и обрадиле релевантне информације, генерисала могућа решења, и направиле препоруке и/или решио проблем.

Радно искуство

• 3 и више година у области коју обухвата програм

Радни услови

• Менаџер програма обично ради у канцеларији али програмске активности понекад захтевају рад у нестандардним окружењима
• Менаџер програма ради стандардну радну недељу али додатно може да ради у вечерњим сатима, преко викенда и прековремено у случају да је нужно испоштовати рокове које поставља пројекат.

Физички захтеви

• Добро опште физичко здравље

Директно извештавање

• Програм менаџера извештавају сва лица ангажован на програму.

Одобрено од:
Датум одобрења:
Ревизија:

Следећи прилог: Опис послова пројект менаџера.

мр Милан Милошевић

Овде наведени прилози не могу да се копирају или користе без писмене сагласности аутора.